Die 5S Methode im Lean Management 

Ursprünglich wurde die 5S Methode in der Produktion entwickelt. Das 5S Verfahren wurde von Taiichi Ohno, einem Japaner, entwickelt, der zu damaliger Zeit die Prozesse bei Toyota enorm beeinflusst hat. In dieser Zeit wurde die Methode 5S, auch als Kaizen Lean Management bezeichnet, im Fertigungsprozess gefeiert und danach regelmäßig angewendet. 

Das Verfahren half und hilft bis heute dabei, den Arbeitsplatz und die dort durchgeführten Tätigkeiten zu standardisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Diese Methode wurde in den letzten Jahren vermehrt in anderen Bereichen eingesetzt. Der Grund hierfür ist das einfache Prinzip und auch die äußerst einfache Anwendung trägt dazu bei. 

Der Name der 5S Methode entstand durch die 5 unterschiedlichen Schritte, die allesamt mit dem Buchstaben „S“ beginnen. 

Im Ursprung waren es die 5 japanischen Begriffe:

• Seiso
• Seiton
• Seiri
• Seiketsu 
• Shitsuke

Im Laufe der Jahre wurden die japanischen Namen ins Englische und Deutsche übersetzt. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte der 5S Methode erklärt und deren Umsetzung aufgezeigt. 

1. Seiri oder das Sortieren 

In diesem ersten Schritt werden die Gegenstände am Arbeitsplatz und der Arbeitsplatz selbst analysiert. Im Zuge dessen werden alle Gegenstände sortiert und überflüssige Gegenstände eliminiert. Die Gegenstände, die übrig bleiben, werden danach unterteilt in Dinge, die man regelmäßig und weniger oft benötigt. Danach erhalten sie an ihrem jeweiligen Bestimmungsort einen festen Platz. 

2. Seiton oder das systematisieren 

Bei diesem Schritt wird die Anordnung der benötigten Gegenstände am Arbeitsplatz systematisiert. Das bedeutet, dass jeder Gegenstand seinen festen Platz erhalten sollte. Hierbei ist darauf zu achten, dass diese Gegenstände effektiv und sinnvoll angeordnet werden. Die Faktoren für das Aufbewahren sind in diesem Bereich die Häufigkeit der Verwendung und die Ergonomie. 

Für einige Prozesse müssen Reihenfolgen eingehalten werden, wodurch diese ebenfalls beim Aufbewahren berücksichtigt werden sollten. Das Wichtigste bei diesem Schritt ist, dass die Gegenstände gut geordnet und leicht zugänglich sind. 

3. Seiso oder das Säubern 

Nachdem die ersten beiden Schritte der 5S Methode erledigt wurden, ist die Vorarbeit abgeschlossen. Der Arbeitsplatz ist geordnet, doch die gesamte Arbeit ist noch nicht erledigt. In diesem dritten Schritt geht es darum, alles sauber zu haben. Der Arbeitsplatz wird nun hygienisch gereinigt und sollte auch danach immer sauber bleiben. 

Ursachen, die dafür sorgen, dass Müll entsteht, sollten entfernt werden. Dieser Schritt ist nicht nur deshalb wichtig, wenn Besucher kommen, sondern man fühlt sich selbst auch um einiges wohler. Neben der durchgeführten Reinigung ist in der Folge eine regelmäßige Inspektion durchzuführen. Hierbei gilt es darauf zu achten, dass der Arbeitsplatz immer richtig geordnet ist. Mängel- oder Abweichungen sollten sofort behoben werden. 

4. Seiketsu oder standardisieren 

Der Schritt Nummer 4 zeigt deutlich, dass die 5S Methode aus dem Bereich der Produktion stammt. In diesem Schritt sollte der Arbeitsbereich standardisiert werden. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine einfache Eingewöhnung, wenn der Arbeitsplatz gewechselt werden sollte. Die Standardisierung kann in unterschiedlichen Varianten erfolgen. Zum Beispiel mittels 5S Checklisten, einer exakten Anordnung der Arbeitsmittel oder durch Begrenzungen.

Dieser Schritt ist nicht in jedem Arbeitsbereich möglich, wobei es bei fast jeder Arbeit gewisse Tätigkeiten gibt, die einer Routine unterliegen. 

5. Shitsuke oder Selbstdisziplin 

Der letzte Schritt der 5S Methode ist die Selbstdisziplin. Diese ist außerordentlich wichtig, da es darum geht, den Arbeitsplatz übersichtlicher und aufgeräumt zu halten. 

Wird die Selbstdisziplin nicht beachtet, so wird relativ schnell alles wieder in den ursprünglichen Zustand zurückkehren. Ist dies der Fall, muss wieder mit Schritt 1 begonnen werden. Es ist daher unabdingbar, Selbstdisziplin zu halten und auch andere Mitarbeiter dazu zu ermuntern. Durch den Zusammenhalt im Team kann jeder ohne große Verzögerung effizient seiner Arbeit nachkommen. 

Wie jedes System hat auch die 5S Methode Vor- und Nachteile. Außerdem bestehen Situationen, in denen die 5S Methode nicht angewendet werden sollte oder kann. 

• einfach durchzuführen 

• • • die Methode ist sehr einfach zu verstehen und umzusetzen. Dinge wegräumen, Unnötiges beseitigen, Dinge aussortieren und sauber machen. Diese Vorgänge standardisieren 
  •  Sensibilisierung der Mitarbeiter 
    • durch die 5S Methode erhalten Mitarbeiter einen besseren Einblick, weswegen Unordnung destruktiv ist und die Ordnung enorm Zeit sparen kann. Zudem wird auf lange Sicht das Denken der Mitarbeiter positiv geprägt. 

• Zeitersparnis 

• • • durch die eingehaltene Ordnung wird Zeit gespart und nichts muss lange gesucht werden. Die Konzentration für die durchzuführende Arbeit wird nicht unterbrochen.

• Förderung der Routine

• • in den meisten Bereichen ist es notwendig und wichtig, dass Routinearbeiten mit sehr wenigen Verzögerungen Effizienz erledigt werden. Die 5S Methode standardisiert Abläufe durch das Aufzeichnen über 5S Audits oder über Checklisten. 

• eine Standardisierung ist nicht immer möglich, da nicht alle Schritte in jedem Bereich übertragen werden können. In einigen Fällen besteht kein Arbeitsablauf, der sich standardisieren lässt. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass die 5S Methode kontraproduktiv wirkt. 
• in einigen Fällen ist der erste Schritt der 5S Methode, das Entfernen der unnötigen Gegenstände, erst dann möglich, wenn die Unordnung überhandnimmt. 

Die Quintessenz der 5S Methode ist für fast jeden Bereich enorm wichtig. An Ihrem Arbeitsplatz besonders, da hier die tägliche Arbeit verrichtet werden soll. Ist der Arbeitsplatz unübersichtlich und nicht aufgeräumt, wird unnötig Zeit verschwendet. Daraus folgt, dass man sich nicht ausreichend auf die Arbeit konzentrieren kann. Es ist daher außerordentlich wichtig, auf Ordnung und Sauberkeit zu achten.